Mailbox Ansage für Betriebsferien: so geht es richtig

Eine gute Mailbox Ansage nennt den Betriebsnamen, sagt, wann Sie wieder erreichbar sind, bietet eine Alternative an und endet mit Dank und Verabschiedung. Mehr braucht sie nicht, und alles andere lenkt eher ab. Aufnehmen können Sie sie bei den meisten Anbietern direkt über das Mailbox-Menü am Handy. Die Mailbox hat aber eine Grenze: Sie nimmt nur Nachrichten auf und leitet nichts weiter. Wie Sie das Beste daraus machen und was in den Betriebsferien sinnvoller ist, erfahren Sie hier.

Dass Sie überhaupt eine Ansage brauchen, liegt auf der Hand. Wer außerhalb der Geschäftszeiten oder im Meeting niemanden erreicht, denkt laut einem Kommunikationsexperten womöglich: „Ich erreiche da nie jemanden – die arbeiten ja gar nicht“ (Quelle 1). Für manchen Anrufer ist die Stimme auf dem Anrufbeantworter außerdem der erste Eindruck von einem Unternehmen (Quelle 1).

Was in eine Mailbox Ansage gehört und was nicht

Nach den Tipps aus dem Magazin impulse besteht eine gute Ansage aus vier Bausteinen (Quelle 1). Erstens der Name: Auf der Zentrale genügt der Firmenname, bei einer persönlichen Durchwahl kommt der eigene Vor- und Nachname dazu. Zweitens die Kontaktinformation, also wann Sie wieder erreichbar sind, und gegebenenfalls ein alternativer Weg wie eine E-Mail. Drittens ein ausführlicher Dank („Vielen Dank für Ihren Anruf“) und viertens eine Verabschiedung wie „Auf Wiederhören“.

Für die Betriebsferien heißt das konkret: Nennen Sie das genaue Rückkehrdatum statt „bald wieder“. Ein Beispiel wäre: „Wir sind vom 4. bis 15. August im Betriebsurlaub und ab dem 18. August wieder für Sie da.“ Das ist die Information, die ein Kunde wirklich braucht. Überlegen Sie auch, ob Sie eine Vertretung oder eine E-Mail-Adresse nennen. Diktieren Sie aber keine langen Adressen: impulse rät davon ab, Faxnummern oder E-Mail-Adressen vorzulesen (Quelle 1). Ein kurzer Hinweis auf die Website ist besser.

Ebenso wichtig ist, was fehlt. Die Rechtsform brauchen Anrufer nicht; aus „Werkzeugbau Schmidtmüller GmbH & Co KG“ wird einfach „Werkzeugbau Schmidtmüller“ (Quelle 1). Der Satz „Wir können Ihren Anruf aktuell nicht annehmen“ ist überflüssig, das merkt der Anrufer von selbst (Quelle 1). Auch beim „Signalton“ steckt ein häufiger Fehler: „Signal“ und „Ton“ bedeuten dasselbe, und dass man nach dem Signal sprechen soll, weiß inzwischen jeder (Quelle 1). Versprechen Sie außerdem nur, was Sie halten können. „Wir rufen schnellstmöglich zurück“ wird in den Betriebsferien schnell zur Enttäuschung (Quelle 1).

Musik ist laut der impulse-Quelle auf Ansagen nicht nötig, höchstens bei der Ansage der Zentrale als leise Melodie in guter Qualität (Quelle 1). TECHBOOK weist zusätzlich auf die Rechtsfrage hin: Für fast alle Musikstücke existieren Urheberrechte, und auch bei GEMA-freier Musik gelten klare Nutzungsregeln, bei deren Verletzung es teuer werden kann (Quelle 2). Für einen Handwerksbetrieb lohnt sich der Aufwand kaum. Computerstimmen wirken laut impulse unpersönlich und laden nicht zum Hinterlassen einer Nachricht ein (Quelle 1). Sprechen Sie die Ansage deshalb lieber selbst ruhig und freundlich ein.

Mailbox am Handy einrichten und Klingeldauer anpassen

Die Ansage nehmen Sie bei den meisten Anbietern über das Hauptmenü der Mailbox auf. Dort können Sie den Begrüßungstext ändern, indem Sie den Anweisungen der Bandansage folgen (Quelle 3). Eine eigene Audiodatei auf die Mailbox des Smartphones hochzuladen, ist laut TECHBOOK technisch nicht vorgesehen. Wer eine Profi-Ansage möchte, kann sie bei Agenturen produzieren lassen, die laut TECHBOOK gegen kleinen Aufpreis die Datei direkt aus dem Tonstudio auf die Mailbox spielen (Quelle 2). Das ist für einen Betriebsurlaub meist mehr Aufwand, als nötig ist.

Für die Kurzwahl der Mailbox nennt GIGA: Telekom 33 11, Vodafone 55 00, o2 333 und Aldi Talk 99 11. Das Abhören vom eigenen Handy aus ist immer kostenfrei. Von einem anderen Gerät, aus dem Festnetz oder aus dem Ausland brauchen Sie die vollständige Mailbox-Nummer und Ihre Mailbox-PIN, dabei können Verbindungskosten entstehen (Quelle 4). Die genaue Nummer steht in Ihrem Vertrag oder im Kundenbereich des Anbieters. Prüfen Sie vor dem Urlaub, ob Sie auch von unterwegs an die PIN kommen.

Wichtig ist außerdem, wann die Mailbox überhaupt rangeht. Laut t-online haben die meisten Provider eine Klingeldauer von 15 Sekunden voreingestellt, wählbar sind 5 bis 30 Sekunden in Fünferschritten (Quelle 3). Die Einstellung erfolgt über einen Steuercode im Format **61*Kennziffer**Sekunden#, anschließend die Hörertaste drücken. Für Vodafone mit 25 Sekunden lautet er laut t-online **61*5500**25#. Die Kennziffern sind 333 (Telefónica/o2), 3311 (Telekom) und 5500 (Vodafone). Mit *#61# fragen Sie die aktuelle Einstellung ab (Quelle 3). Die Änderungen sind laut t-online kostenlos und beliebig oft wiederholbar. Weichen die Angaben Ihres Anbieters ab, gilt dessen Hinweis. Die Quellen nennen zudem teils unterschiedliche Schreibweisen der Nummern (etwa 33 11 und 3311), gemeint ist jeweils dieselbe Kurzwahl.

Angenommen: zwei Wochen Betriebsferien

Angenommen, ein Elektrobetrieb mit fünf Mitarbeitern schließt zwei Wochen im August. Die Annahmen für dieses Beispiel: Normalerweise rufen pro Arbeitstag etwa zehn Kunden an, in den Ferien sind es erfahrungsgemäß nur etwa drei pro Tag, also bei zehn Arbeitstagen rund 30 Anrufe. Die Zahlen sind frei gewählt und nur zur Veranschaulichung gedacht.

Der Inhaber spricht eine saubere Ansage mit Rückkehrdatum und Hinweis auf die Website ein. Ein Teil der Anrufer hinterlässt tatsächlich eine Nachricht, andere legen auf und rufen bei einem Wettbewerber an. Nach den Ferien hört der Inhaber die Mailbox ab und sortiert Namen, Rückrufnummern und Anliegen von Hand. Wer vom Strand aus nachsehen möchte, braucht dafür die vollständige Mailbox-Nummer und PIN (Quelle 4). Bei Nachrichten, die undeutlich oder ohne Rückrufnummer aufgesprochen wurden, ist der Kunde nicht mehr erreichbar.

Hier zeigt sich die Grenze der Mailbox: Sie nimmt auf, was der Anrufer spricht, aber sie fragt nicht nach. Ob Name, Rückrufnummer und Anliegen vollständig genannt werden, hängt vom Anrufer ab. Der KI-Telefonassistent von AK Assistance nimmt Anrufe rund um die Uhr auf Deutsch an, erfasst Name, Rückrufnummer und Anliegen und gibt sie an den Betrieb weiter. Je nach Ausbaustufe beantwortet er auch Fragen und bucht Termine. Eingerichtet wird er über eine Rufumleitung; die Einstellung der Klingeldauer über den Steuercode wirkt dabei weiterhin: Sie entscheidet, nach wie vielen Sekunden der Anruf umgeleitet wird. Für die zweiwöchige Pause bedeutet das: Statt 30 unvollständiger Sprachnachrichten liegen bei Rückkehr strukturierte Rückrufwünsche vor. Der Assistent ist allerdings nicht für Notrufe oder Meldungen über Gefahren für Leben, Gesundheit oder Sachwerte gedacht. Nennen Sie in Ihrer Ansage für solche Fälle deshalb den Notruf 112 oder eine Bereitschaftsnummer, wenn Sie eine haben.

Fazit

Eine gute Mailbox Ansage ist kurz: Betriebsname, Rückkehrdatum, Alternative, Dank, Verabschiedung. Verzichten Sie auf Musik, Floskeln und unhaltbare Versprechen, und stellen Sie die Klingeldauer so ein, dass Sie in Ruhe rangehen können, wenn Sie da sind. Für einen schnellen Betriebsurlaub reicht das als Notlösung.

Wer in den Ferien keine Anfrage verlieren will, fährt mit dem KI-Telefonassistenten von AK Assistance besser, weil er Anliegen strukturiert erfasst und weitergibt, statt nur Sprachnachrichten zu sammeln. Wie das klingt, können Sie selbst prüfen: Starten Sie einen Testanruf und hören Sie, wie Ihre Kunden begrüßt würden.

Quellen

1. So gelingt Ihnen eine professionelle AB-Ansage – impulse.de, 24.04.2019
2. So erstellt man eine professionelle Mailbox-Ansage – techbook.de, 30.08.2022
3. Smartphone und Handy: Mit Steuercodes lässt sich die Mailbox anpassen – t-online.de, 27.06.2022
4. Mailbox abhören: Die richtige Nummer für Telekom, Vodafone, o2 und Aldi Talk – giga.de, Datum unbekannt